▲机器人、机器狗迎宾/视频
南京市定远商会五届二次会员大会暨2026新春联谊会以“新起点 新跨越 赋能聚力共赢”为主题，在南京高端酒店——珍宝假日饭店宴会厅圆满落幕。现场以红色为主色调，喜庆热烈、氛围浓厚。活动涵盖筹备、布展、签到、颁奖、晚宴、互动等多个环节，全程井然有序，充分展现了商会强大的组织统筹能力与深厚的团队凝聚力。此次活动不仅是一场年度欢聚，更是对南京市定远商会团队专业素养、敬业精神与综合执行力的全面检阅。幕后工作人员深耕细作、全力以赴，以细致严谨的工作作风，保障了活动的高质量落地。
一、全流程统筹保障，彰显秘书处专业敬业精神
本次活动从前期筹备到现场执行，再到后期复盘，每个环节都凝聚着商会团队的心血与汗水。面对繁琐复杂、要求精准且强度远超预期的工作，团队以高度的责任感完成了全方位保障，成为活动顺利举办的核心支撑。
（一）物资与流程全链条把控，筑牢活动基础
秘书处全权承担活动物资保障与流程梳理的全链条工作，做到事事有落实、件件有回音。财务方面，全程负责红酒合同的落地，再到分销、款项结算等事宜，主动对接多家商会企业，精准确认酒水品类与数量运送结算，并对每一笔收入与支出进行细致核算、规范报销，确保资金流向清晰透明、全程合规。物料筹备方面，精心完成会议资料、桌牌、背景板、控台等物料的设计、打印与制作，反复打磨细节；针对嘉宾名单及增减变动频率高、座位排布变化大、节目单顺序等核心内容进行多轮核对、修改与确认，力求少失误。宴会厅内“主一桌”“第三十桌”等清晰醒目的桌牌标识，便是反复校对的成果，有效保障近三百位嘉宾快速有序入座，避免了现场拥堵混乱。
（二）节目与嘉宾精细化管理，保障现场流畅
在节目统筹与嘉宾服务方面，商会展现出高效的协调对接能力。一方面，全面统筹活动节目内容，精心编排演出顺序，积极协调饭店、接待、演员、主持人、音响灯光、后勤等多方团队，实时沟通配合，精准把控现场演出节奏，确保节目环节流畅衔接、氛围热烈有序。另一方面，全程负责嘉宾邀请工作，从请柬设计发送、出席情况确认，到现场接待引导，贴心跟进，特别是临时变动的人员，更是增添了复杂程度；同时落实赞助礼品采购、定制及发放流程，工作人员在现场有序为嘉宾递送精美礼品、引导签到入场，用专业高效的服务，让每一位嘉宾感受到商会的用心与诚意。此外，财务预算编制、活动后期复盘总结等工作贯穿始终，详实记录各项数据，为商会后续活动开展提供了宝贵的经验参考与数据支撑。
二、科技赋能创新，打造活动特色亮点
本次联谊会突破传统形式，创新引入机器人与机器狗作为签到引导及互动助手，实现了科技元素与商会活动的有机融合，成为活动一大亮点，也充分体现了商会秘书处与时俱进的创新思维与技术应用的前瞻性。为保障科技设备顺利落地，秘书处额外投入大量精力，提前完成设备调试、程序设定、现场运行测试等工作，并全程安排专人跟进保障，确保机器人、机器狗稳定运行。智能设备不仅为嘉宾提供了新颖的签到、引导、表演等服务，增添了活动的科技感与趣味性，更彰显了南京市定远商会紧跟时代步伐、重视科技创新的发展理念，为商会活动创新升级开辟了新方向。
三、全方位后勤服务，筑牢活动安全有序防线
完善的后勤保障体系为本次活动保驾护航，全方位提升了嘉宾参会体验，具体体现在四大核心方面：
签到引导服务：现场设置专属签到处，谷叶芝、汪筱筱与工作人员身着正装，以饱满的精神状态为嘉宾提供签到登记、伴手礼及资料发放、座位引导等一站式服务，高效便捷，助力嘉宾快速完成入场流程。
物资礼品管理：设立专门礼品发放区，副秘书长青田文带领工作人员分工明确、有条不紊，有序为嘉宾递送定制精美礼品盒，细节之处尽显商会对嘉宾的重视与感恩之情。
座位标识规范：宴会厅内桌牌标识清晰醒目、排布合理，嘉宾可凭标识快速找到对应座位，有效维护了现场秩序，提升了活动整体流畅度。
安全秩序维护：杨友宏、李金水负责的安排专业安保人员全程值守，负责现场秩序维护与人员疏导，同时充分依托酒店完善的安保设施，全方位筑牢安全防线，为活动顺利开展提供了坚实保障。
五、周密分工，协作共进
本次活动严格遵循“分工不分家”的原则，各工作组密切配合、补台不拆台，形成了高效协同的作战体系。总督导李功文、总指挥季维山、副总指挥白礼虎、许礼军、李仁华及总协调谢长美统筹全局，各专项小组各司其职：住宿组由白礼虎负责，贾应成、郭威、凌军协助落实；随手礼组由许礼军牵头，青田文、张传香、袁志磊、施来、姚文翔等高效执行；贵宾接待组在季维山带领下，蒋海波、李昀蔚、史静怡、皮中芝、陈海媛及礼仪人员以周到服务展现商会风貌；签到处谷叶芝组织汪筱筱，侯亚琴、蒋金梅、李群、代菊、张孝龙、穆云等人，严控空降、凭票入场，杜绝代签冒签，确保了入场秩序井然；内场组李仁华与张楚翘、李婧涵、汪喆、王明利、李昀蔚、许明轩、姚文翔、宋应玲及礼仪人员密切协作，未能进入晚餐就餐，尤为感人的是，内场组核心成员张楚翘在腿部受伤后仍拄拐坚守岗位，同时，在李仁华忙于公司事务外出期间，她仍以“轻伤不下火线”的顽强精神，成为团队的敬业奉献的生动写照，更有力保障了现场各环节顺畅衔接；文艺演出组穆茂林携张竣皓、王睿、朱伟、黄晓阳精心呈现精彩节目；安全及后勤组杨友宏带领李金水、郭义水、谢灯和筑牢安全防线。
四、总结与展望
此次活动的圆满举办，离不开商会团队的辛勤付出与全体工作人员的通力协作，既展现了商会强大的凝聚力与组织力，也验证了团队在大型活动统筹、精细化管理、创新技术应用等方面的核心能力。
未来，商会秘书处将持续优化工作模式，逐步从传统“人力密集型”服务向“技术赋能型”服务转变，积极运用数字化工具提升工作效率，实现更精细化、专业化的管理与服务。同时，商会将继续秉持“新起点 新跨越 赋能聚力共赢”的理念，不断创新活动形式、丰富活动内容，进一步凝聚会员力量、整合资源优势，助力商会实现更高质量的发展，为会员搭建更优质的交流合作平台，携手共创美好未来。（秘书处 综合）
现场花絮
