闲来无事，网上溜达。
无意中逛到苏州市政府门户网站，看到一个文件——《关于调整部分优抚对象抚恤补助标准的通知》（苏退役军人优〔2026〕1号）。浏览了一遍，心中感叹：政策真好，从2025年7月1日起调整，比国家标准高，而且早一个月！
- “苏退役军人优〔2026〕1号”，我反复念叨了三遍，觉得这个发文字号似曾相识。在哪里见过？我猛然一激灵，想起江苏省退役军人事务厅好像也是这个字号。
赶紧到江苏省退役军人网站扒相关文件。果然，《转发退役军人事务部 财政部关于调整部分优抚对象等人员抚恤和补助标准的通知》文头，赫然写着——“苏退役军人优〔2025〕9号”。
- 呵呵，一个是省退役军人事务厅，一个是市退役军人事务局，同一系统，上下级单位，竟然使用同一个发文字号——不，准确地说，是相同的发文机关代字，这是什么操作？
众所周知，发文字号是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号，归档后称文件编号。它是公文身份的唯一标识，便于登记、查询、引用和归档管理。
发文字号的使用编排，有严格的规范和要求。
- 《党政机关公文处理条例》第九条第一款第五项规定：
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。https://www.gov.cn/zhengce/202203/content_3635137.htm
《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）“7.2.5 发文字号”规定：
7.2.5 发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号"〔〕"括入；发文顺序号不加"第"字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加"号"字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。https://www.ankang.gov.cn/WapContent-2060365.html
- 发文字号的结构由三个固定部分组成，排列次序为发文机关代字在前、年份随后、发文顺序号居尾。如，《退役军人事务部 财政部关于调整部分优抚对象等人员抚恤和补助标准的通知》，发文字号是“退役军人部发〔2025〕42号”，其中“退役军人部发”是发文机关代字，2025是年份，42号是发文顺序。
年份、发文顺序号好理解，不用解释，那么，什么是发文机关代字？
发文机关代字是公文发文字号的核心组成部分，是发文机关的规范化简称加标识性字符（如“发”“函”“办”）构成的简短代号，用于区分不同发文机关和公文类型。
目前对发文机关代字的编制虽然没有统一的强制性规范，但在长期的公文制作实践中，形成了基本的构成规则，其结构一般为“机关代称+类型代字”，如，“国发”（国务院+发布）、“中办发”（中央办公厅+发布）、“京政函”（北京市政府+函件）等等；联合行文时，取主办机关的发文机关代字。如，2018年前，民政部、财政部联合下发优抚文件，一般用“民发”这一代字。
代字可由多个层次组成，如地域代字、发文机关代字、主办部门代字等，但需保持逻辑清晰。例如：“川发改投资”中，“川”为地域代字，“发改”为发文机关代字，“投资”为主办部门代字。
代字由发文机关自行编制，但因为公文字号的唯一性原则，所以必须准确、唯一、简洁，没有歧义，且固定使用。
对照这一约定俗成的编制原则，江苏省退役军人事务厅和苏州市退役军人事务局同时使用“苏退役军人优”这一代字，就出现了重复、歧义和冲突的问题，在单独引用发文字号时，容易让人混淆，分不清谁是谁，弄不明白文件究竟是哪个机关下发的。
同一区域，同一系统，同一发文代字，确实很不恰当，应该避免。
为防止大家张冠李戴认错发文机构，建议江苏省退役军人事务厅和苏州市退役军人事务局修改发文代字，一个用“苏退役军人优”，一个用“苏市退役军人优”，或者，一个用“苏退役军人发”，一个用“苏退役军人优”，如此就能解决冲突，避免混淆。
