案例学习┃南京中医药大学AI+电子档案管理系统

《全国档案事业发展“十五五”规划》明确提出“加快推进档案工作数字转型”，将“拓展'人工智能+档案'，推进数智技术赋能档案工作”列为重点任务。为顺应这一数智化转型趋势，南京中医药大学电子档案管理系统近日完成全新升级，正式上线运行！

线上提交申请，系统自动审批，电子签章即时生成——几分钟内，就能获取加盖学校档案馆公章的电子档案。

如果你需要借阅含他人敏感信息的档案（如新生录取名册）时，系统自动屏蔽敏感内容，仅推送含本人信息的档案。全程在线办理，无需到场，确保隐私安全，办理周期从“天”缩短到“分钟”。

构建声像档案展示平台，实现自动化编目、智能化检索及跨平台共享。只需在声像发布网站搜索“新生入学”“毕业典礼”等关键词，就能快速找到相关照片、视频，让美好回忆触手可及。

只需输入关键词、上传一张图片，系统就能智能匹配，快速定位目标档案,实现“一搜即得”。

系统可一键生成某一份文件的加密分享链接，同步设置有效期和下载次数，无需注册和登录系统，打开链接就能查看与下载。

基于LLM大模型技术实现校园网页定向、定时自动抓取，真正实现网页资源的自动化采集与永久留存。

类似AI档案助手，辅助完成学校大事记、组织沿革、专题汇编等编研工作，最大化释放档案资源价值。

对档案数据进行智能化统计，实现年报、工作量、利用等多维度统计功能，支持Excel导出与图表可视化呈现。

《全国档案事业发展“十五五”规划》提出，到2030年“档案工作数字转型取得新突破，档案利用服务更加高效”。档案馆将持续深化人工智能与档案管理的深度融合，强化档案数据安全管理，提升数据汇聚、关联的风险识别和管控水平。以智慧档案建设助力学校治理能力提升，充分释放档案资源的育人价值、科研价值与文化价值，让沉睡在库房中的珍贵档案真正“活”起来、用起来，为学校事业高质量发展提供坚实的档案支撑。